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《關注力決定效益》明智的市場決策系列之七

孫滌

在本系列前幾則我們曾指出,成效卓著的決策者在善用時間上有高度相同之處,他們之所以脫穎而出,在於能把自己控制的時間分配去處理重要的事——最重要的最先做。在時間這個最關鍵的要素上,上帝可謂是驚人的公平,每個人一天都是24小時。能造成效率差別的時間就更短了,至多12個小時而已。任何人都無法授權讓別人來代理刷牙洗澡、進食睡眠。而他們追求的幸福體驗,也無從假手於人,即使李嘉誠也無法花錢僱人代打高爾夫而得到打球的快樂。
區別效益高低的不僅是怎樣分配12個小時的可控時間,更關鍵的是人們分配關注力的差異。及時關注重要但似乎不緊迫的事物,是區分決策之低效或高效的秘訣所在。這期我們專門談,傑出的人是如何分配他們的時間、特別是他們的關注力的。

戈森先生(Carlos Ghosn)每個月都在巴黎、東京、美國循環飛行,他同時擔任著法國的雷諾汽車公司及其併購的日產汽車的CEO,還是日產在北美業務的負責人。三地的環境、文化、監管要求、員工素質、分銷結構,差別懸殊,運營的繁雜和風險可想而知。戈森是怎樣成功響應艱鉅的挑戰的呢?

戈森在組織上做了調整和安排,他在三個國家各有一位助理,分別都精通日語+英語,或法語+英語,他們非常清楚什麼是戈森要關注的問題,並負責替戈森篩選所有郵件和文件;確保他能見到兩個公司在三地的很多關鍵的人,了解真實的動態變化。戈森有非常嚴格的規定,凡是針對某個具體議題的會議,時間不得超過一個半小時​​,會議時間一半用於報告,另一半則用來討論。

每個月戈森通常在美國一個週,然後到日本待一周,法國待兩個星期。戈森坦承,他和大家都是凡人,也會感到痛苦和壓力,也有飛行時差問題,壓力大時也會夜不成眠,在時間管理上他不得不有取捨。他說負責管理日產公司之初,每個月要走訪一家經銷商,每兩三個月走訪一家工廠;如今接手了雷諾總公司的重任,他在日本只能每半年走訪一家經銷商,每年走訪一家工廠了。

戈森的睡眠必須保證6小時,他說,否則就沒精神。通常他早晨6點鐘前起床。需要思考重大問題時就起得更早。知道自己在清晨思維最活躍,他因此要求一天的會議不可在上午8點前開始。同時他認為要和問題保持適當距離,所以從不會把工作帶回家,週末也一定陪伴家人。經過週末的休整,他的精力更充沛,有更好的視角,也更能迸發出好的想法。

王薇薇(Vera Wang)擔任她創立的服飾化妝品集團的CEO,她的設計創意是如此之成功,使她成了服裝設計甚至影視娛樂界的偶像符號,在美國華裔群裡是相當罕見的。

據王薇薇自己說,她的大量設計工作是在臥室裡完成的。躺在床上,她徹底放鬆地冥想或瀏覽,靈感就會湧現出來。而日常在辦公室里為解決各種緊急情況整天忙,很難有這種平靜來思考問題了。

同時平衡好生意人和創意人這兩個角色,做到有條不紊,絕非容易。王薇薇說自己幾乎不使用電子郵件,否則會被各種瑣屑雜事纏身,搞得精神錯亂起來。她也討厭電話。雖然做買賣總需要人際之間的溝通,但除非逼不得已,她會讓助理進行預處理,電話是否需要即刻答复?能否等幾天再處理?有空時再回复他們?不過王薇薇總讓她的員工能找到她。這點她很明白,即使是首席執行官,自己卻不得不時時擔當一些運營功能,比如說安撫不滿意的客戶、與打算辭職的員工談心,等等。

星巴克的董事長舒爾茨(Howard Schultz)收集和處理信息的方式也很古典。他通常起得很早,5點至5點半起床後立即衝杯咖啡來喝,一邊瀏覽《華爾街日報》等報刊,同時收聽語音信箱里傳來的過去24小時的銷售業績匯總。到辦公室後他做的第一件事是閱讀當日簡報——當天工作安排的路線圖。白天他主要處理美國的業務,晚上則和亞洲區進行對話。

舒爾茨每周至少要走訪25家星巴克咖啡店,並參觀其它企業,像海綿似地去學習它們的長處,所以他每7週就會有一個星期到世界各地旅行。舒爾茨常來中國市場,但長途飛行對已經高齡的他畢竟是辛苦活,不過他還是會充分利用長時間飛行來閱讀,隨身帶著一台掌上電腦,在全球各地都能用。總體來說,舒爾茨不太喜歡用電子郵件進行交流,認為這看似簡便,實際上卻妨礙了人與人之間的交流。

蓋茨在微軟的辦公方式則全然不同,辦公室裡幾乎沒有紙,辦公桌上三個屏幕合成了一個大電腦桌面,左邊的屏幕是郵件列表,中間的屏幕是需要回复的郵件,瀏覽器則在右邊的屏幕上。文件可以在屏幕之間拖來拖去,還能看到相關鏈接。超過了電話、紙質文檔、會議等方式,郵件在微軟是首选和最常用的溝通渠道,留言和傳真都已經整合到郵件箱裡了。蓋茨每天收到過濾過的100封左右的郵件。蓋茨面臨的挑戰是如何把時間花在最重要的郵件上,從眾多信息中找准關注點,不被海量信息淹沒,極為重要。

每到週末,蓋茨就會長考一周來有分量的郵件,花時間撰寫並發出回复。星期一大家上班後,就會發現老闆週末忙碌作的功課。蓋茨每年還會閉門退修一個星期,來閱讀成百篇微軟員工的研究報告,涉及公司的方方面面以及技術前景展望。他閱讀和批註的過程已經直接數字化,並對整個公司公開。於是大家就都能在第一時間看到老闆的反饋了。

 

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一九九九年七月二十二日正式上網
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